A BUSCA DA EFICIÊNCIA
DOS PROCESSOS EM PROL DO CONTROLE DA GOVERNANÇA PÚBLICA - MEF 30842 - BEAP
KLICIA MARIA SILVA GUIMARÃES *
1. INTRODUÇÃO
A reforma
administrativa iniciada na década de 90 tornou-se fundamental nos planos do
Governo brasileiro. O Estado precisava de melhorias nas formas de gestão
pública após a sua reestruturação administrativa. A máquina pública foi citada
por Bresser Pereira (1996) como burocrática, ineficiente e com baixa qualidade
do serviço prestado, alertando para a necessidade de uma reforma voltada para a
eficiência; teve como consequência a privatização de algumas empresas que
estavam sob o controle do Governo, com o objetivo de reduzir os gastos públicos
e tornar mais eficientes os serviços prestados. E como fazer para tornar mais
eficiente a gestão pública? Quais são os indicadores de medição que possam
avaliar o desempenho dos processos rotineiros? De que forma deve ser o controle?
Que instrumento de avaliação deverá ser adotado? Existe algum mais eficiente
que o outro?
Na segunda
metade dessa mesma década, surge a Administração Pública Gerencial como
resposta à crise do Estado, como modo de enfrentar a crise fiscal e como
estratégia de redução dos custos e de proteção ao patrimônio público. Ocorreu a
aprovação da Lei de Responsabilidade Fiscal, nº 101, de 4 de maio de 2000,
estabelecendo normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na
gestão fiscal. Hoje, as auditorias estão buscando instrumentos que avaliem os
resultados das instituições públicas, não só instituídas no planejamento macro,
mas também no planejamento interno das ações que visam alcançar bons
resultados.
O tema foi
incorporado ao texto da Constituição Federal (CF), por meio da Emenda
Constitucional nº 19/1998, que inseriu o novo § 8º do art. 37. Segundo esse
dispositivo, a autonomia gerencial, orçamentária e financeira dos órgãos e
entidades da administração direta e indireta poderá ser ampliada mediante
contrato de gestão, o qual terá por objeto a fixação de metas de desempenho
para o órgão ou entidade. Visando a um avanço na área de gestão em todos os
segmentos, surgiram ferramentas gerenciais que permitem tornar a gestão mais
eficiente, com mais controle e com perfil de ação estratégica.
Há várias metodologias e ferramentas que estão sendo
adotadas no setor público, como, por exemplo: logística de suprimentos atuante
no planejamento das compras e no processo de armazenamento; BPM-CBOK no
processo de gestão de desempenhos dos processos com medições e avaliações de
riscos; Balanced Scorecard
como ferramenta de medição de avaliação — os seus indicadores bem definidos
contribuem para o planejamento das ações da administração pública; e governança
corporativa como resposta à sociedade de tudo que é realizado pela
administração pública, surgindo, assim, o Portal da Transparência com a
exigência na Lei nº 12.527, sancionada pela Presidenta da República em 18 de
novembro de 2011, visando tornar possível uma maior participação popular e o
controle social das ações governamentais.
Segundo Matias Pereira (2007), ainda persiste na
administração pública o conflito entre uma burocracia lenta, cara e
autorreferida; e a outra com o modelo de gestão pública de caráter empreendedor,
gerencial, totalmente transparente e com fácil acesso à informação. O acesso da
sociedade às informações públicas permite que ocorra uma melhoria na gestão
pública. Com as informações disponíveis, os cidadãos podem acompanhar as ações
do setor público. Somam-se a isso outras ferramentas que, antes restritas à
iniciativa privada, hoje são imprescindíveis no setor público, visando tornar a
máquina administrativa mais eficiente e transparente.
Surge uma nova concepção na área de controle quando a
administração passa a conhecer e mapear os seus processos organizacionais.
Segundo o TSE (2012, p. 11), define-se Gerenciamento de Processos de Negócio
(BPM) como uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar,
documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio
automatizados, ou não, para alcançar os resultados pretendidos, consistentes e
alinhados com as metas estratégicas de uma organização. A aplicação desta
modelagem vem contribuindo na Escola Nacional de Administração Pública (Enap), Ministério Público Federal, Tribunal Regional
Eleitoral, Ministério da Fazenda e outros, como aplicação de avaliar e
controlar os processos, eliminar erros e desperdícios e reduzir gastos e tempo
de espera no atendimento de uma demanda.
O artigo visa explanar a busca da eficiência dos
processos para o fortalecimento do controle na governança pública. Os órgãos de
controle têm incentivado a sociedade em acompanhar as ações de cada unidade da
administração pública.
O reflexo da eficiência dar-se-á se as rotinas
internas estiverem bem gerenciadas, com ações em conformidade com objetivos,
planos e metas traçadas no que se espera de uma unidade da administração
pública.
2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1 A administração pública no
Brasil
O papel da administração pública começou a ser
formado nos tempos da colonização do Brasil, em 1500, com o descobrimento por
Pedro Álvares Cabral — época do início da evolução política do Brasil —,
sofrendo transformações até a Constituição Federal de 1988. Colonizar o Brasil
gerava gastos, então, a alternativa foi recorrer ao capital privado. Surge,
assim, o sistema de capitanias, em que as terras eram entregues aos donatários
para que as administrassem em troca de poder, terras e participações nos
impostos arrecadados. O Brasil começava a organizar sua vida política, seu
governo e suas leis como país independente (GUIMARÃES, 2003).
No século dezenove, quando a administração pública
burocrática substituiu a patrimonialista, isto representou um grande avanço no
cerceamento da corrupção e do nepotismo. Entretanto, no século vinte, quando o
Estado cresceu e assumiu novos papéis, ficou patente a ineficiência inerente a
esse tipo de administração. (BRESSER PEREIRA, 1997, p. 41)
O início da reforma do Estado sinalizou a capacidade
da administração pública em promover mudança para uma gestão mais efetiva,
introduzindo ações com alcances estratégicos, buscando coibir práticas
contrárias ao interesse nacional e punindo as infrações morais e legais. A
prática do planejamento e controle abre o caminho para execuções das ações mais
assertivas e transmite segurança às tomadas de decisões e melhor acompanhamento
dos órgãos de controle.
A ideia é transformar o usuário do serviço público em
verdadeiros clientes, ou seja, cidadão-cliente. A relação administração/cidadão
deixa de ser uma relação de subordinação e passa a ser uma relação de
igualdade. As leis, as novas ferramentas utilizadas nos processos, os
mecanismos de controle e a transparência denotam a mudança na postura governamental,
além de gerar a obrigação de investir nos processos de capacitação, na
conscientização da população, por meio do controle social, e na modernização
dos sistemas para que as ações se tornem concretas.
2.2 Governança pública e gestão
pública
Os conceitos “Governabilidade” e “Governança” se
confundem. O sentido de governança, para o Estado, está ligado à capacidade
financeira e administrativa em implementar as suas políticas. Segundo Fritschtak (1994, apud BRESSER PEREIRA, 1997, p. 45), uma boa
governança aumenta a legitimidade do Governo e, portanto, a governabilidade do
País; e a governabilidade seria a condição necessária ao exercício do poder.
A governança pública está associada à dimensão
sociopolítica do Estado e às políticas de desenvolvimento sociais que se
fundamentam em elementos estruturais de gestão, responsabilidades,
transparência e legalidade do setor público: “Essa seria a perspectiva de uma
polis, na qual os cidadãos, em conjunto, se preocupariam com a res pública e velariam pelo bom nome das organizações
públicas, no sentido de entidades que cuidam do que é público e do que o
público significa” (KISSLER; HEIDEMANN, 2006, p. 3).
Uma gestão é responsável por decisões que orientaram
o conjunto de ações organizacionais para atingir a missão e seus objetivos com
eficiência da empresa. Para Scolforo (2013, p. 19), o
conceito de “Governança” surgiu no âmbito das empresas privadas, conhecida como
Governança Corporativa (GC). Essa governança está relacionada à necessidade de
a empresa ser transparente, disponibilizando ao mercado, e especificamente aos
acionistas, informações além do previsto na legislação. A adoção desse modelo
faz com que organizações privadas comecem a seguir os princípios da equidade,
transparência, responsabilidade por prestar contas – accountability,
obediência às leis do país – compliance e
definição de responsabilidades.
Uma das funções da gestão é tomar decisões, escolher
alternativas disponíveis e que favorecem a empresa, sejam elas imediatas ou que
podem ter um tempo a pensar em uma alternativa que lhe assegure a eficiência.
O processo consiste em uma série de procedimentos,
que tem como objetivo garantir que a empresa atinja sua meta em conceitos,
relacionamentos, resultados, compreensão da dimensão de uma gestão e entender o
processo de tomada de decisão e diferenciar as fases do processo.
O Balanced Scorecard tem contribuído na medição e avaliação do
desempenho para o alcance dos objetivos na iniciativa privada, que, segundo Ghelman e Costa (2006), na esfera pública deve contemplar
medidas nas dimensões de efetividade, eficácia e eficiência, pois uma
organização pública, para prestar serviços com excelência, precisa realizar a
sua função social (efetividade) com qualidade na prestação de serviços (eficácia)
e com o menor consumo de recursos possível (eficiência). A integração do
planejamento, orçamento, pessoas e tecnologia busca colocar em prática
estratégias de ação norteadas pela missão, que, para Kaplan e Norton (1997),
constitui-se em fator de inovação do processo de avaliação e gerenciamento dos
programas públicos. Essa inovação corresponde à sinergia dos conceitos de
aprendizado contínuo, eficiente, eficaz e efetivo, com os objetivos associados
às demandas sociais.
Os objetivos delineados pela missão são agrupados por
perspectivas e integrados por relações de causa e efeito, que podem ser
mensurados por indicadores. Kaplan e Norton (1997) propuseram o BSC sob quatro
perspectivas e que deve ter seu próprio conjunto de indicadores, formulados
para viabilizar o cumprimento da estratégia e da visão da organização.
Segundo os autores Mota (2009) e Melgaço
(2003), conforme citado por Ghelman e Costa (2006),
“para organizações públicas, a perspectiva financeira não é o objetivo final,
mas sim um meio para obtenção de recursos necessários para o cumprimento de sua
função social”. A boa execução orçamentária e a ampliação da captação de
recursos financeiros são fatores essenciais para tornar uma instituição pública
mais sólida e apta a cumprir sua missão. Por isso, no setor público, a
perspectiva financeira, em vez de estar focada no lucro, está orientada para a
execução do orçamento (GHELMAN e COSTA, 2006).
Na
perspectiva dos clientes, na administração pública, não se seguem os princípios
da iniciativa privada para não ferir o princípio constitucional da
impessoalidade. O cliente é visto de duas formas: o cliente direto, que consome
o serviço; e um cliente indireto, que também é beneficiário deste serviço
(cidadão/sociedade), incluindo os direitos e deveres, mesmo de quem não consome
diretamente algum serviço público.
Na perspectiva dos processos internos, almeja-se
aperfeiçoar os recursos disponíveis por meio do aumento da eficiência. Este é
um princípio constitucional, visando melhorar a qualidade do gasto público,
reduzir os custos, evitar o desperdício e aumentar a produtividade na prestação
de serviços públicos. Sendo assim, é preciso aumentar a consciência de custos
na administração pública e evoluir para um orçamento focado em resultados.
Vargas (2005) afirma que há um baixo grau de consciência por parte dos gestores
públicos quanto à realidade da competição e, por isso, as organizações públicas
não se sentem obrigadas a serem mais eficientes.
Na perspectiva do aprendizado e crescimento no setor
público, a administração pública é proibida de contratar funcionários sem
concurso público. A Lei das Estatais estabelece regras que restringem a
nomeação de presidentes, diretores e integrantes dos conselhos de empresas
estatais, mais uma forma de evitar práticas patrimonialistas na área de gestão
de pessoas.
Para Marini (2002), mais importante do que mudar
sistemas, organizações e legislação, é preciso criar condições objetivas de
desenvolvimento/capacitação das pessoas que conduzirão e realizarão processos
de transformação organizacional.
O objetivo principal da eficiência é a procura de
produtividade e economicidade e a exigência de reduzir os desperdícios de
dinheiro público, o que gera a execução dos serviços públicos com clareza,
presteza e rendimento funcional. Meirelles (2010, p. 98) afirma que “o
princípio da Eficiência exige que a atividade administrativa seja exercida com
presteza, perfeição e rendimento funcional”.
O gestor público tem sob sua responsabilidade os bens
que pertencem à sociedade, onde suas decisões devem ser tomadas pensando no bem
comum. “Assim, tem a finalidade de continuamente aprimorar os graus de eficácia
das atividades públicas e esta eficácia pressupõe também a eficiência”
(OLIVEIRA, 2010, p. 25). Assim, os processos administrativos poderão ser
medidos e avaliados, permitindo ajustá-los com menor custo, tempo, valor ou
retrabalho.
A licitação é um processo administrativo formal e
vital para a máquina pública e, dessa forma, é considerada importante para o
acompanhamento por parte da sociedade de todas as fases do procedimento
licitatório; os riscos são muitos e os danos ao erário podem ser evitados.
A legislação
traz a transparência das ações e o controle de resultados no atingimento de metas e avaliação de uma gestão. Além do
controle interno ou externo, que existem para que possa haver responsabilidade
pública, com o objetivo de inibir e precaver ações ilícitas, há o controle
social emanado por parte da sociedade impulsionado pela reforma gerencial do
Estado, em que a sociedade pode acompanhar a prestação de contas das ações
gestoras e responsáveis.
A prestação de contas tem como objetivo apresentar
aos stakeholders da organização a forma como
essa conseguiu, ou não, dar cumprimento ao sonho estratégico da organização na
concretização do seu plano de atividades e orçamento. A Ifac,
em seu Study 13, comenta que o foco de governança no
setor privado é o conselho de administração. No setor público, (…) não é
possível desenvolver uma estrutura única ou um conjunto de recomendações sobre
governança aplicada a todas as entidades governamentais (…). Os stakeholders no setor público incluem ministros,
eleitorado, parlamento, clientes e o público em geral, cada qual com um
interesse legítimo, mas não necessariamente com qualquer “direito de propriedade”.
Matias Pereira (2002) entende que o principal
propósito da reforma gerencial é o de assegurar os mecanismos necessários ao
aumento da eficácia, eficiência e efetividade da administração pública.
Acrescenta, também, a necessidade de tornar mais democrática a relação entre o
Estado e a sociedade. Seria uma mudança de paradigma, uma administração pública
burocrática voltada para seus próprios interesses para outra gerencial, com o
foco no cidadão e no prestar contas. A reforma pode ser o caminho para a
transformação da administração no sentido de aumentar a governança e a
governabilidade.
2.3 Avaliação do desempenho na
administração pública
O controle pode ser entendido como o conjunto de
informações e de ações cujo objetivo é manter o domínio das operações dentro de
uma meta desejada. E dentro deste conjunto é possível medir cada área e
atividade, além de atribuir a um responsável o resultado dessa avaliação. Para
o TCU (2009, p. 4), “controle”, portanto, só tem significado e relevância quando
é concebido para garantir o cumprimento de um objetivo definido e só faz
sentido se houver riscos de que esse objetivo não venha a ser alcançado.
A avaliação do desempenho é importante porque fornece
informações se os objetivos foram alcançados e subsidia um novo planejamento
para melhoramento dos processos. Segundo o MPGO (2013, p. 11), alinhar os
processos de trabalho com a missão e com os objetivos estratégicos da
instituição busca vincular a atuação do servidor e das equipes com o alcance
das metas institucionais.
Um instrumento aplicado na busca por eficiência no
setor público de integração entre planejamento e orçamento é o Plano Plurianual
(PPA), que organiza a atuação governamental em programas. Este está
estabelecido pela Constituição Federal, ao lado da Lei de Diretrizes
Orçamentárias (LDO) e Lei Orçamentária Anual (LOA), e tem como propósito
inserir na administração pública a orientação do gasto para resultados na
sociedade.
O
monitoramento consiste no acompanhamento contínuo da execução físico-financeira
das ações e dos programas do PPA, o que permite análises para a identificação e
superação das restrições. Cada unidade tem a sua parcela de contribuição para a
eficácia, eficiência e efetividade dos programas e ações de Governo (Figura 1).
Figura 1 - Ilustra o Modelo
Integrado Plano / Orçamento / Execução / Avaliação
"FIGURA
NÃO INSERIDA POR ILEGÍVEL NA CONVERSÃO. NA NECESSIDADE OU EVENTUALIDADE,
SOLICITAR FAX OU E-MAIL."
Fonte: Plano de Gestão do PPA 2004/2007 (MPOG, 2004)
A avaliação
dos resultados é realizada ao final de cada exercício e compreende as
atividades de aferição e análise dos resultados da gestão pública, mas o
acompanhamento das rotinas deve ser constante. Campiglia
(1995, p. 433) afirma que se deve estabelecer um Sistema de Mensuração de
Desempenho de modo a interligar o processo operacional com metas estratégicas
da empresa.
A avaliação
dos resultados de uma empresa privada pode ser mais fácil de executar, pois já
existe uma cultura implantada e ferramentas modernas de avaliação. Já na
empresa pública, requer mudanças de paradigmas, com contingenciamento de gastos
e adaptações
de procedimentos com o uso de
ferramentas gerenciais voltadas para o setor.
A eficiência, para Ramos (1978), “demonstra maior ou
menor capacidade de consumir recursos escassos, disponíveis para a realização
de uma tarefa determinada”. Como medir e avaliar o desempenho de um
administrador público é julgá-lo se ele foi bom, regular ou ruim.
O controle avalia o resultado; este não está focado
em promover punições ou promoções do servidor ou gestor público; será uma
consequência dos atos e seu principal objetivo é acompanhar o desempenho de um
processo para obter elementos para reformular o planejamento, com ações que
visem atender as metas institucionais, subsidiem a fiscalização preventiva e
reflitam a transparência.
A decisão do
TCU, materializada no Acórdão nº 2.212/2015 - Plenário, recomendou aos órgãos
federais que instituam ações para o aperfeiçoamento da governança de pessoas no
serviço público. As recomendações se estendem ao Poder Judiciário, às empresas
estatais e aos órgãos da Administração Federal. O mecanismo de avaliação,
direcionamento e monitoramento da gestão de pessoa visa garantir que o capital
humano agregue valor na organização, com menores riscos na execução dos
processos e melhor qualidade dos serviços prestados à sociedade. Com essa
mudança cultural, fica evidente a implementação no setor público da
perspectiva, aprendizado e crescimento no setor público, proposta na ferramenta
BSC (Balanced Scorecard)
e posteriormente a adaptação das demais perspectivas.
2.4 Indicadores de desempenho da
gestão pública
O indicador é a forma mensurável de avaliar o
desempenho de um processo ou gestão. Para estabelecer a medição, é necessário
ter a informação dos objetivos que se deseja alcançar; obter dados sobre as
atividades realizadas; conhecer os resultados; melhorar o rendimento dos
processos e das atividades; e utilizar os recursos humanos, materiais e o tempo
dispensado nos processos. Para o MPOG (2010), a principal finalidade de um
indicador é traduzir, de forma mensurável, determinado aspecto de uma realidade
de maneira a tornar operacional a sua observação e avaliação.
Indicadores
são “unidades de medida que permitem o acompanhamento e avaliação periódica das
variáveis-chaves de uma organização, mediante sua comparação com respectivas
relações internas e externas” (AECA, 1997, p. 31). Essa ferramenta deve efetuar
um acompanhamento dos aspectos mais importantes de um programa e atividade.
Dessa forma, ela facilitará o acompanhamento,
avaliação e controle periódico das atividades da organização (CAVERO et al., 2000, p. 241).
Com base nos documentos da Aeca
(1997, p. 22), serão objeto de análise dos indicadores, segundo a natureza:
• O indicador de Natureza de Economia estabelece a
relação entre os recursos, conhecimento, determinação e comparação com seus
correspondentes modelos e padrões a respeito dos seguintes aspectos:
conhecimento da real situação e as necessidades a serem atendidas, qualidade
aprovada, grau de utilização dos bens e serviços a adquirir. E, neste sentido,
pode identificar a noção de economia com o tempo adequado, menor custo,
qualidade aceita e quantidade adequada.
• O indicador de Natureza da Eficácia mede o
cumprimento dos objetivos fixados e seus programas de atuação e a missão
previamente estabelecida pelo setor.
• O indicador de Natureza da Eficiência demonstra a
atuação dos bens e serviços consumidos e bens e serviços produzidos e será
demonstrado o máximo do resultado possível obtido com pouco recurso.
• O indicador de Natureza da Efetividade é denominado
de indicador do Impacto. Desse modo, o termo já diz tudo; este indicador é um
complemento do indicador da eficiência.
• O indicador de Natureza da Equidade mede a base
sobre a possibilidade de acesso ao serviço público dos grupos sociais menos
favorecidos, compara e faz uma média do País.
• O indicador de Natureza da Excelência é medido pelo
usuário do serviço, ou seja, mede o grau de satisfação do serviço prestado pelo
setor público à sociedade.
• O indicador de Natureza do Contexto mostrará a
situação socioeconômico do serviço executado à população.
• O indicador de Natureza de Manutenção, capacidade
de manter o serviço de qualidade por um largo período de tempo.
Esses indicadores devem ser associados às perguntas: Quais
atividades são relevantes da unidade? O que se quer medir? Quais as informações
que se deseja (inicialmente)? Quanto tempo gastará para obter a informação?
Qual o período que será medido? E o que será comparado? (ARAGÃO, 1997;
CAVALCANTI E OTERO, 1997; COSTA E CASTANHAR, 2003; FARIA, 2005; GIACOMONI,
2007; MODELL, 2004; MODESTO, 2000). Outros indicadores quantitativos poderão
ser aplicados de acordo com a necessidade do usuário, combinados com indicadores
qualitativos, que avaliam o grau de satisfação interna e externa por meio de
questionários e outros instrumentos, como a pesquisa de satisfação.
A administração pública dispõe de instrumento que
permite avaliar, de forma periódica, o nível da prestação dos serviços. O
Acordo de Nível de Serviço (ANS), no art. 3º, § 1º, o Decreto nº 2.271/1997
dispõe que “sempre que a prestação do serviço objeto da contratação puder ser
avaliada por determinada unidade quantitativa de serviço prestado, esta deverá
estar prevista no edital e no respectivo contrato, e será utilizada como um dos
parâmetros de aferição de resultados”. Está regulamentado na Instrução
Normativa nº 02, de 30 de abril de 2008, editada pela Secretaria de Logística e
Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, que
estabeleceu os critérios para aferição de resultados na contratação de
serviços. Este mecanismo de controle intensifica a ideia de se evitarem
contratações administrativas infrutíferas e que não alcancem os resultados
esperados, bem como, em última análise, o dispêndio irregular ou aleatório de
recursos públicos.
Para Santos (2014), deve a administração, portanto,
em atenção à Lei nº 8.666/1993, ao Decreto nº 2.271/1997 e à Instrução
Normativa SLTI/MP nº 02/2008, diligenciar a devida elaboração do Acordo de
Nível de Serviço (ANS), ao promover o planejamento das respectivas contratações
de serviço continuado, bem como, em um segundo momento, monitorar o cumprimento
pela contratada das metas e indicadores nele previstos, vinculando-se o
pagamento dos serviços pactuados aos resultados efetivamente alcançados pelo
particular.
Para que esse “acordo” atinja seu objetivo, é
imprescindível que os indicadores e níveis de qualidade sejam definidos, de
forma clara, em conjunto, pela contratante e contratada. Mesmo que haja
previsão de penalidades neste tipo de contratação, podem ocorrer problemas que
afetem tão gravemente as rotinas da contratante que a penalização não seja
suficiente para ressarci-la dos prejuízos sofridos (MAZZA, 2009). De fato, ao
garantir determinado desempenho na prestação dos serviços, a contratada assume
a responsabilidade pela segurança das atividades da contratante.
Além dos indicadores de desempenho, deve ser
realizado o gerenciamento do ANS pelo acompanhamento constante dos parâmetros
do contrato, para que se proceda a uma adequada medição do alcance das metas
estabelecidas entre as partes, relativas à eficiência, à qualidade, ao
atendimento das necessidades da contratante, bem como à frequência da
apresentação de relatórios de desempenho.
A utilização de indicadores de gestão, como técnicas
para a avaliação da gestão, não garante a resolução de todos os problemas
relacionados à má prestação de contas e à accountability
ou responsabilidade da administração pública; apenas ajuda a desenvolver um
sistema integrado de informação baseado nestes indicadores que, junto a outros
instrumentos, possibilitam dar uma resposta às demandas da sociedade relativas
aos gestores públicos (GRATERON, 1999, p. 16).
E, assim, os indicadores começam naturalmente a fazer
parte das atividades diárias do setor público, permitindo extrair dado ou
informação numérica sobre as medidas relacionadas a um sistema ou a um processo
no acompanhamento e melhoramento dos resultados ao longo do tempo. Porém, esses
indicadores não se limitam apenas aos procedimentos internos. No âmbito
externo, eles podem auxiliar nas políticas públicas, com programas voltados à
educação, moradia, saúde, emprego, renda e segurança.
2.5 Controle na governança
pública
A função do controle consiste em averiguar se as
atividades (projetos, atividades) estão de acordo com os projetos originais, ou
seja, se elas foram planejadas e, posteriormente, implementadas as ações de
monitoramento. Segundo o TCU (2009), comparando responsabilidades, a auditoria
interna não implanta controles, mas a unidade de controle interno pode
implantar; a auditoria interna faz trabalhos periódicos com metodologia
específica; a unidade de controle interno atua no dia a dia, no monitoramento
contínuo e na autoavaliação de controles internos; a auditoria interna é uma
atividade de avaliação independente, voltada para o exame e a avaliação da
adequação, eficiência e eficácia do sistema de controle interno e é parte desse
sistema, mas não integra a estrutura de linha da organização e sim o seu staff;
a unidade de controle interno também é parte do sistema de controle interno,
mas é um elemento da gestão e faz parte da estrutura de linha da organização,
com atribuições ligadas ao gerenciamento de riscos e controles.
Em resumo, o controle interno é responsável por
definir procedimentos e medidas para evitar falhas de ordem operacional,
acompanhar a execução das atividades em caráter opinativo, preventivo ou
corretivo, buscando evitar erros e falhas e fornecendo subsídios aos gestores
quanto à tomada de decisão. A auditoria é a atividade que compreende os exames,
análises, comprovações e levantamentos, metodologicamente estruturados, para a
avaliação da consistência e adequação dos controles internos no intuito de
garantir a conformidade dos processos com a legislação vigente, a eficiência e
efetividade das ações públicas.
O auditor, quando adota um enfoque em processo, busca
a certeza de que as melhorias identificadas, para o processo auditado,
apresentam o acordo das áreas responsáveis por sua execução e demonstram dados
e indicadores capazes de comprovar sua eficiência e corroborar os ganhos
previstos (DIAS, 2006, p. 33).
Os setores de uma unidade estão interligados com
ações que levam a organização à obtenção de bons resultados. Esses processos
estão interligados entre si e um depende do outro para fazer funcionar a
máquina administrativa. Diante desse fato, faz-se necessário que o gestor ou
responsável tenha visão sistêmica da sua unidade administrativa, de forma a
conhecer o impacto da sua atividade na rotina da outra área. Todos se tornam
corresponsáveis na gestão pública, com deveres de prestar contas dos seus atos
administrativos no exercício da função (Figura 2).
Figura 2 - Demonstra os componentes
dos mecanismos de governança em órgãos e entidades da administração pública
"FIGURA
NÃO INSERIDA POR ILEGÍVEL NA CONVERSÃO. NA NECESSIDADE OU EVENTUALIDADE,
SOLICITAR FAX OU E-MAIL."
Fonte: TCU (2014).
Dentro da
abrangência de governança, as auditorias de gestão, segundo Grateron
(1999), podem ser vistas com a revisão e avaliação da qualidade e oportunidade
da informação. Podem ser realizadas por auditores gerenciais, externos ou
internos, e pelo órgão de fiscalização superior. A auditoria financeira não
elimina a necessidade de uma rigorosa revisão por parte da gerência, para
determinar se a entidade pública auditada está atingindo, de forma efetiva, os
objetivos para os quais foram aprovados os programas e recursos; se os procedimentos
realizados para tal finalidade são eficientes; se os recursos alocados são
suficientes; e se estão sendo cumpridas as leis e regulamentos aplicáveis.
Adicionalmente, a auditoria da gestão pública é necessária para avaliar a
adequação dos programas e a existência de controle efetivo sobre as receitas e
despesas.
A accountability e a
transparência são componentes do mecanismo de controle dentro da estrutura da
governança das entidades da administração pública. Para Santos e Cardoso
(2001), accountability corresponde à
“responsabilização” dos agentes públicos quanto ao resultado da gestão e da sua
obrigação de prestar contas à sociedade.
Segundo Quirk (1997), accountability exerce três funções na administração
pública: subsidiar a ação administrativa, garantir a probidade e integridade de
seus processos e mensurar seu desempenho. Então, pode-se dizer que todos os
servidores são responsáveis pela gestão da unidade administrativa, de acordo
com a sua área de atuação e responsabilidade.
(...) os objetivos e resultados claros permitiriam
maior accountability, uma vez que o
estabelecimento de indicadores de resultados e de metas traria mais
transparência e permitiria relações mais inequívocas de controle e sanção. Esta
maior susceptibilidade ao controle público contribuiria também para a
eficiência. (GOMES, 2009, p. 7)
Espera-se que as ferramentas gerenciais sejam
disseminadas em todo setor público, visando auxiliar o processo administrativo
e que contribua com os mecanismos de controle com indicadores mais eficientes
no sentido de avaliar o alcance das metas propostas, agindo concomitante com o
planejamento, execução e controle, no fomento de informações de interesse aos
agentes públicos e para a sociedade.
3. PROCEDIMENTO METODOLÓGICO
Além da pesquisa bibliográfica com a incursão teórica
sobre as matérias de governança, controle e avaliação de desempenho no setor
público, foi utilizada a pesquisa documental. No que diz respeito a Vergara
(2011, p. 43), ela é realizada em documentos conservados no interior de órgãos
públicos e privados de qualquer natureza, ou com pessoas: registros, anais,
regulamentos, circulares, ofícios, memorandos, balancetes, comunicações
informais, filmes, microfilmes, fotografias, videoteipes, informações em
disquete, diários, cartas pessoais e outros.
Consideraram-se, na análise documental, os relatórios
de auditorias de diversas unidades, pesquisados entre o período de 2006 a 2015,
disponíveis nos sites dos órgãos de controle CGU e TCU.
A definição da amostra aconteceu com a seleção das
entidades públicas compreendidas na administração pública federal direta e
indireta, ocorreu análise nos relatórios de auditoria do período mencionado,
elencou um processo administrativo, a escolha foi no procedimento licitatório,
para levantamento das constatações/achados, e sintetizou as informações.
4. RESULTADOS E DISCUSSÃO
Os resultados encontrados tiveram por objetivo expor
ocorrências nos achados da auditoria frequentes nos processos licitatórios. Os
relatórios analisados foram obtidos dos sítios eletrônicos, na internet, das
entidades públicas e dos órgãos de controle.
É importante observar as legislações e matérias que
regem aquele procedimento a ser executado, a exemplo do processo de
contratações públicas. O controle inicia no planejamento das ações, no
acompanhamento dos achados ou constatações em relatórios de auditorias,
adotando procedimentos que minimizem os riscos já mencionados pelos órgãos de
controle. O Quadro 1 expõe algumas constatações e achados sintetizados dos
Relatórios de Auditoria, no período de 2006 a 2015, de diversos órgãos do
Governo federal. As informações foram filtradas no site da CGU, advindas de
práticas administrativas que poderiam ter sido evitadas.
Quadro 1 -
Descreve as constatações dos Relatórios de Auditorias realizadas pela
Controladoria Geral da União - CGU
1. Falta de planejamento das ações,
fracionamento de plano de execução de atividade – retrabalho, custo e
morosidade do processo e omissões de informações; 2. Falha ou ausência na descrição do termo
de referência e do objeto da licitação de forma precisa, sucinta, suficiente
e clara. – interpretação equivocada de uma aquisição e serviço- deficiência
da fase interna do processo de licitação – aumento do custo para a unidade; 3. Desconformidade entre o termo de
referência e edital – afronta aos arts. 3º, 41, caput,
43, inciso V, 44, § 1º e 45, todos da Lei 8.666/93, e aos princípios da
legalidade, da vinculação ao instrumento convocatório e o do julgamento
objetivo, bem como da consolidada jurisprudência do Tribunal (Acórdãos
966/2011-TCU-1ª Câmara, 2.588/2010-TCU- Plenário, e 998/2009 - TCU -
Plenário. 4. Ausência de indicação de dotação
orçamentária – em discordância com o art. 7º § 2º, III, da Lei 8.666/93; 5. Erros na formalização de processos –
ato de designação da comissão, datas incorretas, não identificação dos
presentes, portaria do pregoeiro, numeração, rubricas, assinaturas, aprovação
da autoridade competente, termo de
referência e outros; 6. Inobservância de que atos de
adjudicação do objeto da licitação constem no processo, de acordo com o art.
38, VII, da Lei nº 8.666/93; 7. Ausência de conferência e
procedimentos necessários nos documentos de habilitação, rubricados pelos
licitantes; 8. Ausência de comprovação de garantias
da empresa vencedora em desacordo com o art. 56 da Lei 8666/93 e acórdão
368/2010 do TCU ; 9. Ausência de publicação dos extratos –
edital, do resultado da licitação e contrato dentro dos prazos legais
(Decreto 3.555/00, Anexo I, art. 21, XII; Decreto 5.450/05, art. 30, XII, b e
Lei 8.666/93, art. 61, § ú, Decreto 3.555/00, Anexo I, art. 20 e art. 21,
XII; Decreto 5.450/05, art. 30, XII, c); 10. Ausência da ata de realização do Pregão
Eletrônico, ou se existir uma ata complementar que a mesma seja anexada ao
processo; que a ata de realização do Pregão seja assinada pelo pregoeiro e
equipe de apoio; que os serviços a serem executados correspondam ao disposto
no objeto da licitação, que os valores a serem pagos ao contratado
correspondam ao inicialmente estabelecido no edital e na proposta do
contratado; 11. Ausência de registros de dados e
informações dos atos praticados e cadastramento de contratos no SIASG; 12. Ausência ou clareza nas informações
sobre os critérios de sustentabilidade ambiental nas contratações de bens e
serviços previstos nos artigos 4º e 5º da IN SLTI nº 01/2010. 13. Parecer jurídico prejudicado pela
análise de uma parte do edital – é uma deficiência na fase interna do
processo (montagem); 14. Dificuldades de comparação entre o
exigido no edital (Anexo II) e as previsões reais do projeto executivo; 15. Deficiência de especificações técnicas
no edital que permitam o comparativo entre o termo de referência e a planilha
orçamentária que os licitantes devem compor, de forma a atestar que o
fornecimento de materiais e serviços com previsão de quantidades é
correspondente com os quantitativos e as previsões reais do projeto executivo
elaborado pela Administração; 16. Ausência de cláusulas contratuais que
estabeleçam os prazos de início das etapas de execução, de conclusão, de
entrega, de observação e recebimento definitivo; 17. Ausência de juntada de comprovante de
consulta ao cadastro informativo de créditos não quitados do setor público
federal (CADIN) antes da celebração contratual; 18. Permissão da participação em licitação
de empresa que elaborou a planilha orçamentária do projeto básico utilizado
no edital – não é permitida a participação da empresa que elaborou projeto
básico ou executivo (inclusive parte dele) na licitação respectiva. Art. 9º
da Lei 8.666/93; 19. Presença de preços adjudicados
substancialmente inferiores ao custo estimado (alguns menores que 20% do
custo unitário máximo fixado) - examinar a adequabilidade do custo estimado e
exequibilidade dos preços homologados. Decreto 3.555/00, Anexo I, art. 8º,
II; e Decreto 5.450/05, art. 9º, § 2º.; 20. Divergência de permissão de valor
constante da nota de empenho inferior ao valor adjudicado; 21. Divergência de classificação de
material e serviço constante no Comprasnet/SIASG
com SIAFI; 22. Dificuldades de localizar material e
serviço no atual cadastro do Comprasnet/SIASG –
Divergência na classificação do item demandado, grande número de itens iguais
com classificações diferentes e medidas de contagens desiguais. . |
Fonte: Elaborado pela autora.
Estão
disponíveis no site do TCU constatações de auditorias já julgadas, mencionados
em revistas e manuais com orientações, acórdãos, jurisprudências sobre a
matéria, licitações, contratos e de assuntos relacionados aos processos
administrativos. Esses materiais poderão ser utilizados pelo controle interno
para embasamento do objeto de análise, estruturação de matrizes de
acompanhamento e implementação de ações que visem evitar o cometimento de
erros, desperdícios, abusos e práticas antieconômicas. Volta-se a evidenciar a
importância do controle dos processos, que, segundo Oliveira (2005, p. 427),
“controlar” é comparar o resultado das ações com padrões previamente
estabelecidos e com a finalidade de corrigi-las, se necessário.
A atual
postura dos órgãos de controle interno e externo é adotar o controle
preventivo. Na página da CGU (2010), o ministro Jorge Hage
destaca a importância do controle preventivo: [...] pode-se evitar a ocorrência
de problemas, em vez de buscar corrigi-los quando já tiverem acontecido,
capacitando e disponibilizando instrumentos que sirvam de caráter preventivo e
pedagógico no sentido de evitar ocorrências de irregularidades e desperdícios e
danos ao erário público.
A publicidade
dos relatórios serve de parâmetro avaliativo sobre os atos e fatos praticados
por uma unidade; aumenta a transparência, o controle interno e externo; e
garante uma boa governança.
5.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O
planejamento, o acompanhamento, a medição dos resultados por meio dos
indicadores e a avaliação do desempenho dos processos realizados no setor
público auxiliam nos mecanismos de controle. Esses tornam as ações mais
eficientes e transparentes, garantindo um bom resultado. O controle é o maior
estímulo de garantia das práticas de governança pública, alinhado às
legislações claras, objetivas, eficazes e transparentes à população.
Quando o enfoque for celeridade dos processos na
busca da eficiência por meio de uma gestão responsável e transparente, é que se
vê a necessidade de se implantar a mudança cultural interna e externa. Os
investimentos com capacitações e ferramentas atualizadas são capazes de
subsidiar os trabalhos internos e, na conscientização popular, no sentido de
exercer a sua cidadania por meio do controle social.
A Lei de Responsabilidade Fiscal e do Acesso à
Informação são algumas ações efetivadas no sentido de gerir os recursos de
forma responsável, prestar contas da gestão e disponibilizar os resultados das
ações com transparência, abrangendo todas as esferas de Governo.
A sociedade ajuda no controle das ações da gestão,
quando participa da formulação das políticas públicas, fiscaliza a aplicação
dos recursos públicos e exige qualidade dos serviços prestados pelo setor
público.
As legislações e os processos estão sendo
aperfeiçoadas de modo a permitir que os controles sejam mais rígidos e
eficientes na gestão pública. Têm surgido boas práticas em algumas unidades
administrativas de forma a melhorar a performance dos processos da
administração, inibir os maus gestores e diminuir os desperdícios do dinheiro
público.
6. REFERÊNCIAS
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* Bacharel em Ciências
Contábeis, possui doutorado em Economia e Empresas pela Universidad
de les Illes Balears (Espanha). Contadora da Samf
GO/TO, é professora de pós-graduação do Centro Universitário de Goiás (Uni-Anhanguera), Faculdade de Tecnologia GAP e Faculdade
Unida de Campinas (FacUnicamps), articulista e
avaliadora ad hoc.
(Fonte: RBC
nº 225)
BOCO8942—WIN/INTER
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