ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL - ECD - OBRIGATORIEDADE - PESSOA JURÍDICA - PRAZOS DE ENTREGA - SUBSTITUIÇÃO DE ARQUIVO - AUTENTICAÇÃO - ASSINATURA - PROCEDIMENTOS - PENALIDADES - PERGUNTAS E RESPOSTAS - MEF34636 - IR

1. Quais pessoas jurídicas estão obrigadas a apresentação da Escrituração Contábil Digital?

Resp. - As pessoas jurídicas obrigadas a entregar a ECD do ano-calendário 2018 são:

1. As pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real;

2. As pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que não cumprirem o disposto no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981, de 20 de janeiro de 1995.

3. As pessoas jurídicas imunes e isentas que auferiram, no ano-calendário, receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados cuja soma seja superior a R$ 4.800.000,00 (quatro milhões e oitocentos mil reais) ou ao valor proporcional ao período a que se refere a escrituração contábil.

4. As Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livro próprio.

5. Para as demais pessoas jurídicas, a entrega da ECD é facultativa.

Nota: A obrigação da apresentação da ECD não se aplica:

a) Às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), instituído pela Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;

b) Aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;

c) Às pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham realizado, durante o ano-calendário, atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais as quais devem cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação específica;

d) Às pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que cumprirem o disposto no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981, de 20 de janeiro de 1995.

Observações:

1. A exceção a que se refere a letra “a” não se aplica à microempresa ou empresa de pequeno porte que tenha recebido aporte de capital na forma prevista nos arts. 61-A a 61-D da Lei Complementar nº 123, de 2006.

2. A exceção a que se refere a letra “d” não se aplica às pessoas jurídicas que distribuírem parcela de lucros ou dividendos sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) em montante superior ao valor da base de cálculo do imposto sobre a renda apurado diminuída dos impostos e contribuições a que estiver sujeita.

3. As pessoas jurídicas do segmento de construção civil dispensadas de apresentar a Escrituração Fiscal Digital do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) - EFD ICMS/IPI - ficam obrigadas a apresentar o livro Registro de Inventário na ECD, como livro auxiliar.

4. O empresário e a sociedade empresária que não estejam obrigados, para fins tributários, a apresentar a ECD, podem apresentá-la, de forma facultativa, a fim de atender ao disposto no art. 1.179 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002.

Normativo: art.3º da Instrução Normativa RFB nº 1.774/2017.

2. Qual o prazo de entrega da Escrituração Contábil digital?

Resp. - A ECD deve ser transmitida ao Sistema Público de Escrituração Digital - Sped, instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração.

Nota: Nos casos de extinção da pessoa jurídica, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deve ser entregue pela pessoa jurídica extinta, cindida, fusionada, incorporada e incorporadora, observados os seguintes prazos:

I - se a operação for realizada no período compreendido entre janeiro a abril, a ECD deve ser entregue até o último dia útil do mês de maio daquele ano; e

II - se a operação for realizada no período compreendido entre maio a dezembro, a ECD deve ser entregue até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.

A obrigação prevista não se aplica à incorporadora nos casos em que esta e a incorporada estavam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento.

Normativo: Art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 1.774/2017.

3. É preciso realizar a autenticação dos livros contábeis após a apresentação da Escrituração Contábil Digital?

Resp. - Negativo. A autenticação dos livros e documentos que integram a ECD das empresas mercantis e atividades afins, subordinadas às normas gerais prescritas na Lei nº 8.934, de 18 de novembro de 1994, será comprovada pelo recibo de entrega da ECD emitido pelo Sped, dispensada qualquer outra autenticação.

A autenticação exigível para fins tributários de livros contábeis das pessoas jurídicas não sujeitas ao Registro do Comércio poderá ser feita pelo Sped por meio de apresentação da ECD.

Normativo: Art. 6º e 6º-A da Instrução Normativa RFB nº 1.774/2017.

4. Como se dará a substituição da Escrituração Contábil já autenticada?

Resp. - A ECD autenticada somente pode ser substituída caso contenha erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000 (R1) - Escrituração Contábil, do Conselho Federal de Contabilidade, publicada em 12 de dezembro de 2014.

Na hipótese de substituição da ECD, sua autenticação será cancelada e deverá ser apresentada ECD substituta, à qual deve ser anexado o Termo de Verificação para Fins de Substituição que passará a integrá-la, o qual conterá:

1. a identificação da escrituração substituída;

2. a descrição pormenorizada dos erros;

3. a identificação clara e precisa dos registros com erros, exceto quando estes decorrerem de erro já descrito;

4. autorização expressa para acesso às informações pertinentes às modificações por parte do Conselho Federal de Contabilidade; e

5. a descrição dos procedimentos pré-acordados executados pelos auditores independentes quando estes julgarem necessário.

O Termo de Verificação para Fins de Substituição deve ser assinado pelo profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos e, no caso de demonstrações contábeis auditadas por auditor independente, também por este.

O profissional da contabilidade que não assina a escrituração poderá manifestar-se no Termo de Verificação para Fins de Substituição, desde que essa manifestação se restrinja às modificações nele relatadas.

A substituição da ECD só pode ser feita até o fim do prazo de entrega relativo ao ano-calendário subsequente.

São nulas as alterações efetuadas em desacordo com legislação ou com o Termo de Verificação para Fins de Substituição.

Normativo: art. 7º da Instrução Normativa RFB nº 1.774/2017.

5. Qual procedimento para assinatura da Escrituração Contábil Digital - ECD?

Resp. - Toda ECD deve ser assinada, independentemente das outras assinaturas, por um contador/contabilista e por um responsável pela assinatura da ECD.

O contador/contabilista deve utilizar um e-PF ou e-CPF para a assinatura da ECD.

O responsável pela assinatura da ECD é indicado pelo próprio declarante, utilizando campo específico. Só pode haver a indicação de um responsável pela assinatura da ECD.

O responsável pela assinatura da ECD pode ser:

1. Um e-PJ ou um e-CNPJ que coincida com o CNPJ do declarante (CNPJ básico, oito primeiras posições). Esta é a situação recomendada. As opções abaixo só devem ser utilizadas se essa situação se mostrar problemática do ponto de vista operacional (por exemplo, o declarante não tem e-PJ ou e-CNPJ e não consegue providenciar um em tempo hábil para a entrega da ECD).

2. Um e-PJ ou um e-CNPJ que não coincida com o CNPJ do declarante (CNPJ básico, oito primeiras posições). Nesse caso o CNPJ será validado nos sistemas da RFB e deverá corresponder ao procurador eletrônico do declarante perante RFB.

3. Um e-PF ou e-CPF. Nesse caso o CPF será validado nos sistemas da RFB e deverá corresponder ao representante legal ou ao procurador eletrônico do declarante perante RFB.

A assinatura do responsável pela assinatura da ECD nas condições anteriores (notadamente por representante legal ou procurador eletrônico perante a RFB) não exime a assinatura da ECD por todos aqueles obrigados à assinatura da contabilidade do declarante por força do Contrato Social, seus aditivos e demais atos pertinentes, sob pena de tornar a contabilidade formalmente inválida e mesmo inadequada para fins específicos, conforme as normas próprias e o critério de autoridades ou partes interessadas que demandam a contabilidade.

Nota:

1. A assinatura por e-PJ ou e-CNPJ não é obrigatória, mas se realizada só pode ocorrer uma vez.

2. Foi criado um novo código de assinante na Tabela de Qualificação do Assinante - que é o 001 - signatário da ECD com e-CNPJ ou e-PJ. Esse código é utilizado exclusivamente pela assinatura e-PJ ou e-CNPJ.

3. A assinatura por e-PJ ou e-CNPJ pode ser aquela escolhida pelo declarante como o responsável pela assinatura da ECD, mas isso não é obrigatório.

4. Todos os certificados assinantes de uma ECD podem ser A1 ou A3.

5. Além da assinatura do responsável pela assinatura da ECD (pessoas física ou jurídica) e do certificado e-PF ou e-CPF do contador/contabilista, pode haver qualquer número de assinaturas.

6. Existe penalidades pela apresentação do arquivo contábil digital fora do prazo?

Resp. - De acordo com o art. 11 da Instrução Normativa RFB nº 1.774/2017, reproduzido abaixo:

“Art. 11. Aplicam-se à pessoa jurídica que deixar de apresentar a ECD nos prazos fixados no art. 5º ou que apresentá-la com incorreções ou omissões as multas previstas no art. 12 da Lei nº 8.218, de 1991, sem prejuízo das sanções administrativas, cíveis e criminais cabíveis, inclusive aos responsáveis legais”.

A Lei nº 13.670, de 30 de maio de 2018, veio dar nova redação aos artigos 11 e 12 da Lei nº 8.218, de 1991, que dispõe sobre a utilização de sistemas de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas ou financeiras, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal, e a manter, à disposição da Secretaria da Receita Federal, os respectivos arquivos digitais e sistemas.

De acordo com a nova redação do art. 12 da Lei nº 8.218, de 1991, a inobservância do disposto no artigo precedente acarretará a imposição das seguintes penalidades:

a) multa equivalente a 0,5% (meio por cento) do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração aos que não atenderem aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos;

b) multa equivalente a 5% (cinco por cento) sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% (um por cento) do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, aos que omitirem ou prestarem incorretamente as informações referentes aos registros e respectivos arquivos; e

c) multa equivalente a 0,02% (dois centésimos por cento) por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, limitada a 1% (um por cento) desta, aos que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos.

Para as pessoas jurídicas que utilizarem o Sistema Público de Escrituração Digital, as multas de que tratam o caput deste artigo serão reduzidas:

1. à metade, quando a obrigação for cumprida após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício; e

2. a 75% (setenta e cinco por cento), se a obrigação for cumprida no prazo fixado em intimação.

Nota:

1. A multa por atraso na entrega da ECD não é gerada automaticamente pelo programa no momento da transmissão do arquivo em atraso. Pode ser utilizado o programa Sicalcweb, disponível no site da Receita Federal do Brasil, para cálculo da multa e geração do DARF.

2. O código de receita da multa por atraso na entrega da ECD é 1438. Período de Apuração: mês da entrega em atraso da ECD. Vencimento: 30 dias após a data de entrega em atraso da ECD.

(Fonte: Manual ECD Leiaute 7 e Instrução Normativa RFB nº 1.774/2017).

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