TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO E ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL DE MUNICÍPIOS - MEF36982 - BEAP

MÁRIO LÚCIO DOS REIS*

                Palestra de divulgação do livro “ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA - ESTUDOS DE CASOS” de autoria do Professor Mário Lúcio dos Reis - Apoio do SINESCONTÁBIL - Sindicato dos Escritórios de Contabilidade, Auditoria e Perícias do Estado de Minas Gerais.

                É comum vermos os amantes da cibernética, os aficionados no processamento eletrônico de dados, dizerem que não precisa gerar no papel os documentos porque os dados estão todos gravados na memória do computador. Com variados graus de intensidade este fenômeno ocorre em todas as profissões, mas alcança maior destaque entre os profissionais da contabilidade, que muitas vezes não geram os livros Diários e Razão Geral, bem como os balancetes mensais, sob alegação do grande volume de papéis exigido, sabendo-se que podem ser acessados diretamente no sistema contábil para qualquer consulta.

                Nestes casos temos que lembrar que o computador de fato tem gravadas todas as informações que lhe foram passadas, mas a máquina não é inteligente, não assina nada como responsável técnica, e não está imune a panes, apagões e vírus que podem destruir em segundos toda sua memória, causando perdas irreparáveis, caso não tenhamos os relatórios básicos devidamente encadernados e fisicamente arquivados.

                Daí a necessidade imperiosa de mantermos em boa ordem o arquivo em papel, não obstante utilizarmos os recursos tecnológicos da informática para consulta, localização, acesso rápido, pesquisa e até mesmo a guarda, porém conscientes das limitações do arquivo virtual.

ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO

                O arquivo da documentação contábil, o mais volumoso e de maior movimento, já tem suas normas de arquivamento estabelecidas em instruções do Tribunal de Contas e da Secretaria do Tesouro Nacional, ou seja: Arquivo na ordem crescente da classificação no Plano de Contas contábil e distribuído em pastas segundo os títulos ou natureza da despesa, a saber: “Gastos com ensino”, “Gastos com serviços de saúde”, “Gastos do FUNDEB 60%”, “Gastos do FUNDEB 40%”, e “Diversas despesas”. Quanto a esta última convém ainda lembrar a conveniência de segregação em pastas separadas, dos comprovantes de pagamento de tributos, como PASEP, Previdência Social, a própria folha de pagamento e demais encargos de pessoal, pois estes são de prescrição trintenária, enquanto as despesas gerais prescrevem em cinco anos.

                Temos também a documentação de convênios, cujas pastas devem ser individualizadas por processos, devendo conter desde o termo de convênio e seus anexos, como o plano de trabalho, planilhas de custo e projeto básico, até a licitação, execução, medições, notas fiscais, notas de empenho, extratos bancários e a prestação de contas correspondente.

                Os processos licitatórios em geral também devem ser arquivados por processos, com as páginas devidamente numeradas, contendo todo o processamento da despesa desde o edital e contrato até os comprovantes da execução, como medições, Notas de Empenho e Notas Fiscais, também em conformidade com instruções do Tribunal de Contas.

                Salienta-se o arquivo de pastas individuais dos servidores, controladas no Departamento de

Pessoal, que devem ser consideradas como arquivo permanente, embora seja usual, caso ocorra à saturação do espaço físico, a eliminação das pastas de servidores já desligados do quadro de pessoal há mais de dez anos.

                Finalmente devem compor também o arquivo permanente os Livros de Leis, Decretos e Portarias, bem como os ofícios expedidos e recebidos, todos em ordem numérica e/ou de datas.

A DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

                Com o desenvolvimento da tecnologia da informação, tornou-se prática e viável a técnica de digitalização documental, o mais moderno sistema de catalogação, indexação e guarda dos documentos em arquivo, permitindo a busca de qualquer documento com rapidez e eficiência, visualizando-o na tela do computador, de onde também se pode corresponder com a localização do mesmo no arquivo físico.

                Com este sistema a prefeitura pode fazer uma incrível economia de cópias xerox, passando a montar as pastas do arquivo contábil em via única, com grande economia também do espaço físico, gerando - se as cópias para a Câmara Municipal e demais órgãos interessados, em mídia eletrônica, tipo CD ou DVD, com alta resolução, validade jurídica e facilidade para acesso e consulta.

                Muitas vezes o próprio Prefeito Municipal pede para montar um terceiro ou quarto exemplar das pastas de arquivo para, encerrada sua gestão, utilizá-las para sua defesa em processos no Judiciário ou no Tribunal de Contas, representando isto um incrível custo com espaço físico, cópias xerox e tempo de serviço dos funcionários sendo que, com a digitalização, tudo isto se resolve com alguns DVD’s que conterão centenas de milhares de documentos, ou seja, todo o arquivo passivo de uma gestão municipal.

                Estas mídias eletrônicas são de fácil reprodução e deverão ser arquivadas pela prefeitura em no mínimo dois exemplares, guardados em locais diferentes, como medida de segurança, além dos back ups nos respectivos departamentos que gerenciam tais arquivos.

                O sistema pode indicar também o tempo mínimo de arquivo físico dos documentos, possibilitando o saneamento periódico via eliminação de documentos prescritos, sabendo-se que, normalmente, mais de 60% dos documentos do arquivo passivo podem ser eliminados, com grande economia de espaço físico, papéis, tempo do empregado para cuidar e facilidade de higienização dos compartimentos do arquivo.

                Finalmente, até o meio ambiente agradece, pois se o ente público passar a montar uma única via da documentação contábil, reduz a um terço o volume de papéis que antes consumia, correspondendo isto a toneladas de papel que em última análise significam centenas de árvores que deixam de ser derrubadas para a fabricação do papel.

                Senhor Gestor Público, pense nisto!

*Contador, Auditor, Economista, Administrador, Professor Universitário, Consultor BEAP, Auditor Gerente da Reis & Reis Auditores Associados.

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