IMPLANTAÇÃO DE CONTROLES PATRIMONIAIS NA ÁREA PÚBLICA - MEF37589 - BEAP

MÁRIO LÚCIO DOS REIS*

                Palestra de divulgação do livro “ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA - ESTUDOS DE CASOS” de autoria do Professor Mário Lúcio dos Reis - Apoio do SINESCONTÁBIL - Sindicato dos Escritórios de Contabilidade, Auditoria e Perícias do Estado de Minas Gerais.

                A implantação e manutenção do controle analítico interno do sistema de patrimônio sempre constituiu uma das principais responsabilidades de qualquer gestor público, vez que a Constituição Federal o designa guardião do patrimônio público, sabendo-se da grande importância de um bom sistema de controle como única ferramenta capaz de preservar e maximizar os bens em condições de conservação e uso.

                Com efeito, o controle previne o desperdício, a destruição precoce e o desvio dos bens públicos e o pior é que sem controle adequado estas perdas são de difícil detecção e mensuração, justamente devido à ausência ou deficiência do sistema de controle.

                Afinal, o patrimônio físico é a riqueza do município, pois é graças a ele que se consegue prestar à população os serviços de que necessita. Mais importante que o patrimônio material é, talvez, apenas o patrimônio intelectual, representado pelos recursos humanos, qual seja a força de trabalho do ente público a que nos referimos.

                Nos últimos três anos o controle patrimonial na área pública passou a ter uma importância extraordinária e especial, graças à sua inclusão como principal fator das novas normas e procedimentos contábeis, em convergência com os padrões internacionais de contabilidade, emanadas do CFC - Conselho Federal de Contabilidade e da STN - Secretaria do Tesouro Nacional.

                As mudanças foram tão expressivas e especiais que resultaram na priorização, na área pública, da contabilidade patrimonial, em detrimento da Contabilidade Orçamentária, que até então reinou incólume na gestão governamental.

                As novas normas vigentes exigem, portanto que a partir do corrente ano os controles sobre o patrimônio público passem por reavaliações a preço justo de mercado, reclassificações, revisão da vida útil e outros procedimentos, objetivando permitir à contabilidade o registro das depreciações, amortizações e, finalmente, a implantação do sistema de custos públicos.

SISTEMA DE CONTROLE DO PATRIMÔNIO

                Infelizmente ainda existem gestores públicos, servidores e até empresas do ramo que resumem a implantação dos controles a partir do levantamento físico, desprezando os procedimentos prévios que envolvem as técnicas de auditoria  e de administração, única  forma de se prevenirem contra prejuízos e desvios dos bens públicos, bem como de se imprimir o fator confiabilidade no sistema.

                Com efeito, as técnicas de Auditoria e de Administração levam primeiro à apuração contábil e documental dos bens móveis e imóveis adquiridos ou incorporados, a quaisquer títulos, ao patrimônio, para só então partir para o levantamento do inventário físico, oportunidade em que são apuradas faltas e sobras no confronto do inventário contábil com o físico, restando um terceiro e real inventário, agora conciliados entre si os dois levantamentos.

ITENS DE SEGURANÇA DO SISTEMA

                1. Localização dos Bens

                Não se pode preocupar apenas com os setores tradicionais da Prefeitura, tais com a Sede e as Secretariais, Hospitais, posto de saúde e escolas. É necessária uma pesquisa criteriosa na lei da estrutura administrativa, assim como os controles de cada secretaria para identificar rigorosamente todos os locais onde é possível existirem bens do patrimônio municipal, a exemplo de: Creches, asilos, Almoxarifados, museus, EMATER, IMA, SIAT, residências, abatedouro, garagem, Parque de Exposições, Horta comunitária, centros esportivos, farmácia, Convênios Polícia Militar, Polícia Civil, bombeiros, Junta do serviço militar, estações de água e de esgoto, redes de água e esgoto, biblioteca, correios, etc.

2. Bens Imóveis

                Quanto aos bens imóveis, deve-se pesquisar escrituras públicas nos arquivos do município e requerer junto ao Cartório de Registro de Imóveis certidão dos imóveis matriculados em nome do município, podendo-se também ser conveniente a mesma certidão no cartório do município de origem, do qual fora emancipado. O cadastro Imobiliário do IPTU se estiver bem elaborado, também pode gerar inventário dos imóveis do patrimônio municipal.

                O levantamento contábil das incorporações deve ser feito no mínimo de dez anos, salvo se houver satisfatório controle conciliado com a contabilidade.

3. Classificação Contábil

                Os bens no inventário devem ser classificados por contas e, dentro de cada conta, em ordem de nº de tombamento ou ordem alfabética, sugerindo-se as seguintes contas: Imóveis ? Terrenos e Edificações. Moveis: Máquinas e Equipamentos, Móveis e Utensílios, Equipamentos de Informática, Veículos e Instalações/Ferramentas.

                Esta última classificação é sugerida para registrar ao preço de custo os bens que chamamos “de arrolamento”, assim considerados aqueles que têm expectativa de duração superior a dois anos e ou não comportam a afixação de etiquetas de tombamento, a exemplo de: Aparelhos telefônicos, celulares, ferramentas e acessórios, periféricos do computador, cadeiras escolares de madeirite, cortinas, tapetes, persianas, quadros de parede (exceto obras de arte), calculadoras de mão, bandejas e enfeites de mesa, grampeadores, perfuradores de papel, lixeiras simples vasilhames de copa e cozinha, colchões, lenções, fronhas, travesseiros, colchas, botijões de gás, garrafões de água, extintores de incêndio, etc., podendo haver exceções a critério da Administração.

4. Normatização

                Para implantação do sistema de controle é imprescindível a expedição de um decreto que regulamente as condições e formulários próprios para incorporações, carga patrimonial, transferências, baixas e inventários dos bens, bem como termos de responsabilidade patrimonial.

                Este decreto deve estabelecer as responsabilidades das chefias perante o controle patrimonial, a periodicidade de conferências do inventário e condições de aprovação das baixas, para o que o setor de Patrimônio deve manter sob seu controle um galpão ou depósito para receber todos os bens baixados para oportuna alienação.

                Finalmente deve-se realizar seminários com todas as chefias, objetivando a conscientização e adesão de todos ao sistema de controle e às normas estabelecidas no decreto de regulamentação.

5. Levantamento do Inventário

                Para levantamento dos inventários, a chefia de cada setor deve ser avisada previamente, com recomendação de dar todo apoio à equipe de inventário, acompanhando, por si ou preposto, os trabalhos desenvolvidos.

                Cada chefia deve cuidar de exclusão de bens particulares e bens de terceiros que eventualmente se encontrarem em seus respectivos setores, fornecendo as informações e possíveis comprovantes à equipe de inventário.

                Após o inventário físico geral, comparado com o inventário contábil, encontrado na Contabilidade e/ou no Setor de Controle patrimonial, fatalmente restará uma listagem de sobras (aqueles bens identificados fisicamente, mas não nos controles) e outra de faltas (aqueles bens que constam dos controles, mas não são encontrados fisicamente), além da lista de bens inservíveis, sucatas para alienação.

                Estas listagens devem ser submetidas à decisão da Administração, que segundo os montantes envolvidos e suas condições, terão suas baixas e incorporações autorizadas ou serão objeto de destaque para apuração via comissão interna de sindicância ou mesmo representações criminais junto à Delegacia de Polícia para as investigações que se fizerem necessárias.

6. Avaliação e Atualizações Monetárias

                Uma vez levantado o inventário geral, os bens identificados fisicamente deverão ser precificados, para o que se devem observar as normas da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas), que poderão ser: Preços de aquisição ou de construção, para os bens mais recentes e que estejam com preços compatíveis com o mercado; preços avaliados via pesquisas nos Cartórios de Registro de Imóveis, empresas imobiliárias, comerciantes de bens usados, preços praticados em operações de compra e venda dos últimos anos pelo próprio município, correção monetária pelos índices oficiais e outros critérios, sempre respeitando as peculiaridades de cada bem e suas condições de uso, conservação e manutenção.

                Finalmente deve-se estabelecer os critérios de depreciações e do valor residual dos bens, que a princípio podem ser definidos sobre o saldo das contas, recomendando-se, todavia que o sistema seja customizado para apuração mensal nos períodos seguintes.

CONCLUSÃO

                O presente trabalho constitui-se em uma contribuição para as entidades públicas que necessitam implantar os controles internos de seus bens patrimoniais, observando-se a complexidade de que se reveste a matéria, exigindo-se destarte que sejam desenvolvidos os trabalhos sob coordenação de profissionais habilitados em Administração, Ciências Contábeis ou Engenharia.

*Contador, Auditor, Economista, Administrador, Professor Universitário, Consultor BEAP, Auditor Gerente da Reis & Reis Auditores Associados.

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