DECRETO 17711, DE 13 DE SETEMBRO DE 2021, PREFEITURA DE BELO HORIZONTE-MG - MEF38434 - AD

Dispõe sobre a utilização do meio eletrônico para prática de atos e tramitação de documentos e processos administrativos pelos órgãos e entidades do Poder Executivo.

O Prefeito de Belo Horizonte, no exercício da atribuição que lhe confere o inciso VII do art. 108 da Lei Orgânica,

DECRETA:

Art. 1°  A utilização de meio eletrônico para registro e comunicação de atos e para a tramitação de documentos e processos administrativos deverá observar o disposto neste decreto.

Parágrafo único. Os processos tributários administrativos são regidos por legislação própria, podendo este decreto ser aplicado no que couber, conforme definição em portaria da Secretaria Municipal de Fazenda.

Art. 2°  Para o disposto neste decreto, considera-se:

I - documento, a unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;

II - documento digital, a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:

a) documento nato-digital, o criado originariamente em meio eletrônico;

b) documento digitalizado, o obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando fiel representação em código digital;

III - processo administrativo eletrônico, aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;

IV - processo administrativo híbrido, aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados parte digital e outra não digital;

V - tabela de temporalidade e destinação de documentos, o instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, transferência, recolhimento e eliminação dos documentos;

VI - plano de classificação, o esquema de distribuição de documentos em classes de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e da análise do arquivo por ela produzido.

Art. 3°  Para o atendimento ao disposto neste decreto, os órgãos e as entidades do Poder Executivo utilizarão sistemas informatizados para a gestão e o trâmite de processos administrativos eletrônicos.

Art. 4°  Nos processos administrativos eletrônicos, os atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto nas situações em que esse procedimento for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo.

Art. 5°  A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura nos processos administrativos eletrônicos poderão ser obtidas por meio dos padrões de assinatura eletrônica definidos no Decreto nº 17.710, de 13 de setembro de 2021.

Parágrafo único. O disposto neste artigo não se aplica nas hipóteses legais de anonimato.

Art. 6°  Os atos processuais praticados em meio eletrônico serão considerados realizados no dia e na hora do recebimento pelo sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou da entidade, o qual deverá fornecer recibo eletrônico de protocolo que os identifique.

§ 1º. Quando o ato processual precisar ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.

§ 2º. Na hipótese prevista no § 1º, se o sistema informatizado disponibilizado a partir de sítios oficiais da PBH se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.

§ 3º. Para fins da prorrogação de prazo prevista no § 2º, a indisponibilidade do sistema informatizado deverá ser declarada pelo órgão gestor da aplicação e comunicada no ambiente de acesso ao processo eletrônico.

Art. 7°  O acesso à íntegra do processo eletrônico para vista pessoal do interessado ocorrerá preferencialmente por meio eletrônico.

Art. 8°  A classificação da informação quanto ao grau de sigilo e a possibilidade de limitação do acesso aos servidores autorizados e aos interessados no processo observarão os termos do Decreto nº 14.906, de 15 de maio de 2012, e das demais normas vigentes.

Art. 9°  Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente na forma do art. 5º são considerados originais para todos os efeitos legais.

Art. 10.  O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos, salvo disposição em contrário.

§ 1º. O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.

§ 2º. Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.

§ 3º. A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas nos arts. 12 e 13.

Art. 11.  A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades do Poder Executivo deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.

§ 1º. A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

§ 2º. Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

§ 3º. O Poder Executivo poderá, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade:

I - digitalizar o documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;

II - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização;

III - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que:

a) originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidas ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidas sob guarda do órgão ou da entidade, conforme tabela de temporalidade e destinação, nos termos da legislação arquivística municipal;

b) cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartadas após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º.

§ 4º. Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, ele ficará sob guarda da administração e será admitido o trâmite do processo administrativo híbrido.

Art. 12.  Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.

Art. 13.  O Poder Executivo poderá exigir do interessado, a seu critério, a exibição do original de documento digitalizado no âmbito dos órgãos ou das entidades ou enviado eletronicamente.

Art. 14.  Deverão ser associados elementos descritivos aos documentos digitais que integram processos eletrônicos, a fim de apoiar sua identificação, indexação, presunção de autenticidade, preservação e interoperabilidade.

Art. 15.  O formato e armazenamento dos documentos digitais deverão garantir o acesso e a preservação das informações, nos termos da legislação arquivística municipal.

Art. 16.  A definição dos formatos de arquivo dos documentos digitais deverá obedecer às políticas e diretrizes estabelecidas pelo Poder Executivo e oferecer garantia com relação ao acesso e à preservação.

Art. 17.  Os documentos digitais e os processos administrativos eletrônicos deverão ser classificados e avaliados de acordo com o plano de classificação e a tabela de temporalidade conforme a legislação arquivística municipal.

Parágrafo único. A eliminação de documentos digitais e dos processos administrativos eletrônicos deve seguir as diretrizes estabelecidas na legislação arquivística municipal.

Art. 18.  A guarda dos documentos digitais e dos processos administrativos eletrônicos deverá estar de acordo com os prazos de guarda e destinação estabelecidos pela Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da Prefeitura de Belo Horizonte.

Art. 19.  Os documentos digitais e os processos administrativos eletrônicos considerados de guarda permanente, após cumprirem os prazos de guarda corrente e intermediária, deverão ser encaminhados ao Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte.

Art. 20.  Para os processos administrativos eletrônicos regidos por este decreto, deverá ser observado o prazo definido em regulamento para a manifestação dos interessados e para a decisão do administrador.

Art. 21.  A Secretaria Municipal de Planejamento, Orçamento e Gestão poderá editar normas complementares a este decreto.

Art. 22.  Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Belo Horizonte, 13 de setembro de 2021.

Alexandre Kalil

Prefeito de Belo Horizonte

MEF38434

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