CBS E IBS NOS CARTÓRIOS: OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS, NOTA FISCAL ELETRÔNICA E DESAFIOS OPERACIONAIS NO PERÍODO DE TRANSIÇÃO (2026) - MEF43740 - AD

1. Contextualização Inicial

A Reforma Tributária do consumo, consolidada a partir da Emenda Constitucional nº 132/2023 e regulamentada pela Lei Complementar nº 214/2025, promoveu uma profunda reestruturação no modelo de incidência tributária sobre bens e serviços no Brasil. Nesse novo cenário, a criação da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) alcança, de forma expressa, atividades que historicamente operavam sob regimes específicos, entre elas os serviços notariais e de registro.

O ano de 2026 assume papel estratégico nesse processo, sendo definido pelo legislador como período de transição e testes operacionais do novo sistema. Ainda que não haja exigência de recolhimento financeiro efetivo da CBS e do IBS nesse exercício, impõem-se relevantes obrigações acessórias, com reflexos diretos na rotina administrativa, fiscal, contábil e tecnológica dos cartórios.

Para advogados, contadores, gestores públicos e profissionais que atuam junto ao setor extrajudicial, compreender os contornos jurídicos e operacionais dessa transição é essencial para mitigação de riscos e adequada orientação técnica.

2. Síntese Técnica do Conteúdo

2.1 Incidência da CBS e do IBS sobre serviços notariais e registrais

O novo modelo de tributação do consumo passou a enquadrar expressamente a prestação de serviços notariais e de registro como fato gerador da CBS e do IBS. Trata-se de alteração estrutural relevante, uma vez que tais atividades, exercidas por delegação do Poder Público, apresentam peculiaridades jurídicas, operacionais e financeiras que exigem tratamento diferenciado no plano infraconstitucional.

A legislação de regência reconhece essas especificidades ao estabelecer um período de adaptação, no qual se busca testar sistemas, fluxos e procedimentos antes da plena exigibilidade financeira dos tributos.

2.2 O ano de 2026 como período de testes e transição

Durante o exercício de 2026, os notários e registradores ficam obrigados a cumprir integralmente as obrigações acessórias relativas à CBS e ao IBS, especialmente no que se refere à documentação fiscal das operações.

Nesse período:

• A CBS deverá ser destacada à alíquota de 0,9%;
• O IBS, à alíquota de 0,1%;
• Não haverá exigência de recolhimento desses valores, desde que a obrigação acessória seja corretamente cumprida.

A lógica adotada pelo legislador é clara: priorizar a validação dos sistemas, a integração entre entes federativos e o amadurecimento operacional dos contribuintes antes da cobrança efetiva.

2.3 Emissão obrigatória de nota fiscal eletrônica por ato praticado

A partir de janeiro de 2026, passa a ser exigida a emissão de nota fiscal eletrônica para cada operação realizada, compreendendo cada ato notarial ou registral individualmente considerado.

Esse ponto representa uma ruptura significativa com práticas até então admitidas em diversos Estados e Municípios, onde:

• Havia dispensa de emissão de nota fiscal para determinados atos; ou
• Era autorizada a emissão de nota fiscal única mensal, em substituição à emissão individualizada.

O novo paradigma exige granularidade máxima das informações, com reflexos diretos na gestão de sistemas, no controle interno e na escrituração fiscal.

2.4 Dependência da estrutura municipal e da NFS-e

A efetividade dessa obrigação acessória está diretamente condicionada à atuação dos Municípios, aos quais a Lei Complementar nº 214/2025 impõe o dever de:

• Adaptar seus sistemas próprios de emissão de documento fiscal eletrônico; ou
• Autorizar a utilização do modelo nacional da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e).

Na prática, reconhece-se que nem todos os Municípios estarão plenamente aptos no início de 2026, o que gera assimetria operacional e insegurança jurídica para os delegatários.

2.5 Hipóteses de inviabilidade técnica e proteção do contribuinte

Conforme entendimento técnico consolidado, não se caracteriza descumprimento de obrigação acessória quando a impossibilidade de emissão da nota fiscal eletrônica decorrer exclusivamente de falha ou omissão do ente federativo competente.

Nessas situações:

• Não há exigência de recolhimento da CBS ou do IBS;
• Não se aplicam penalidades;
• Exige-se, contudo, postura diligente e documentalmente comprovada por parte do contribuinte.

2.6 Particularidades relevantes da atividade notarial e registral

Destacam-se, ainda, desafios específicos do setor:

a) Delegação exercida por pessoa física
A atividade notarial e de registro é exercida por pessoa física, o que pode gerar entraves técnicos na emissão de NFS-e por CPF, considerando sistemas historicamente estruturados para CNPJ.

b) Valores arrecadados para terceiros
Em muitos Estados, parte significativa dos valores recebidos pelos cartórios corresponde a repasses obrigatórios a fundos e entidades diversas. O layout atual da NFS-e não contempla campo específico para exclusão desses valores da base de cálculo da CBS e do IBS, o que pode gerar distorções se não houver ajustes normativos ou sistêmicos.

3. Impactos Práticos

3.1 Quem é diretamente afetado

• Notários e registradores;
• Contadores responsáveis pela escrituração e conformidade fiscal dos cartórios;
• Municípios, Estados e o Comitê Gestor do IBS;
• Órgãos de fiscalização tributária.

3.2 O que muda na prática

• Obrigatoriedade de emissão de nota fiscal eletrônica por ato;
• Necessidade de adaptação imediata de sistemas internos;
• Maior integração entre contabilidade, tecnologia e gestão administrativa;
• Ampliação do risco de autuações por descumprimento formal, caso não haja documentação comprobatória da inviabilidade técnica.

3.3 Riscos e pontos de atenção

• Municípios sem infraestrutura adequada;
• Incompatibilidade entre normas locais e o novo modelo nacional;
• Falta de previsão no layout da NFS-e para exclusão de valores de terceiros;
• Ausência de comunicação formal com os entes competentes em casos de inviabilidade.

3.4 Boas práticas recomendadas

• Emitir nota fiscal eletrônica por ato sempre que tecnicamente possível;
• Formalizar, por escrito, qualquer impossibilidade operacional;
• Comunicar Municípios, Estados e a Receita Federal;
• Manter dossiê documental comprobatório;
• Atuar de forma colaborativa e preventiva durante o período de transição.

4. Conclusão Editorial

O período de transição da Reforma Tributária, especialmente no exercício de 2026, impõe aos serviços notariais e de registro um novo padrão de conformidade fiscal, marcado por maior transparência, detalhamento e integração tecnológica.

Ainda que não haja exigência de recolhimento financeiro da CBS e do IBS nesse momento, o descumprimento das obrigações acessórias pode gerar riscos relevantes, sobretudo em um ambiente de sistemas ainda em consolidação.

Para profissionais do Direito, da Contabilidade e da gestão pública, o momento exige atuação técnica preventiva, orientação qualificada e acompanhamento próximo da evolução normativa e operacional, assegurando segurança jurídica aos delegatários e estabilidade institucional ao setor extrajudicial.

INFORMEF LTDA.

Consultoria Tributária, Trabalhista e Empresarial
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